こんにちは。

このブログを読んでくださっている方の中にも、いらっしゃるでしょうか。
子ども会、習い事、PTA、自治会、その他集まりの会計を引き受けてしまった方が。

大変ご愁傷様でございます…。

自治会の会計を引き受けてしまった み です。どよーん。

今まで2年間、自治会役員をやって、今月でやっと終わりだー!と思ったら…
頼まれてしまった。また2年…(涙)
よほど暇に見えるようで。

でもまぁ、少しだけ育児がラクになったことも確か。
PTAの役員も5月で終わるしな…。
なんとかできそうな今のうちに、やってしまおう。

じゃ、まずは形から。笑

オシャレな会計グッズを揃えよう。

すべては、オシャレでなければ、ヤル気がでない。
汚い伝票、さわれない。
変な色のファイルを家に置きたくない。
その古い通帳の袋を、バッグに持ち歩けない。
嫌なものは、嫌なんですー。
自治会会計だって、シンプルに!スタイリッシュに!
でも、誰にも迷惑かけないよ。
現状復帰できるようには、しておきますとも。

まず、通帳を入れる袋。(ついでにティッシュケースも。)
作ったよー!!


リバティプリントのスモールスザンナという柄です。
カラフルな色も大好きだけど、最近はワントーンのリバティもよく出ていて。
これは限定復刻版で、ラミネート生地がもう売り切れ。タナローンは在庫ありました。
他にもモノトーンのリバティでラミネート生地がいくつか出ている!ほしぃ~♡
ポーチはラミネートが作りやすいです。(端の処理がいらないから。)
特に、リバティのラミネートは普通にミシンで縫えるから、ラクだよ~♪

印鑑ケースはコチラ。
一時期売り切れていた、sisdesign monotone marketのものです。


だけど、自治会の会計で、印鑑を使うことってほとんどないよね。
これは、自宅用にしようかな。
自宅用はリバティの印鑑ケースにしようと思っていたのだけど。

それと、計算機。
使わないかなぁ!?
家計簿で愛用中の、エリッククラウスの電卓です。

ちなみに、家計簿は、手書きです!!
色々な反省を込めて…。
スマホの家計簿アプリにも都度入力しているので、グラフなんかはすぐに出ます。

 

そして、ファイルを入れるボックスはコレ。


ビューローのファイルボックス。
これのグレーと白も買い足しました。
紙素材じゃないので、丈夫です。

書類をまとめるのはコチラ。

エグザコンタのA4ゴム留めファイル。
子どものテストの保管や、PTA書類をまとめるのに愛用しています。

お金をいれたりするのに、封筒と可愛いマステもいるな!(←いるね!)

mtの太目のマステです。可愛い♡
マステをカットするホルダーもあると便利。
封筒は横向きが可愛い♡(お金も取り出しやすい。小銭は危険。)

あっはっはー!
可愛いなぁ、私の会計グッズ♡
これなら、家で楽しく作業できるってもんでしょう!!

あと、会計バッグ。

PTAバッグに使っていたのだけれど、5月で役員が終わるので♪
焦げ茶のハンドルカバーもつけて、お気に入り♡

さてさて、テンションを上げてくれる道具はそろいました。
いざ行こう!自治会館へ、引き継ぎに!!

無駄に複雑化していく会計業務。

行ってビックリ。
なんじゃこりゃー!!
書類多すぎだーーー!!!!!

長机いっぱいに広がる会計書類。
歴史を重ねるごとに、複雑化していく業務。
それは、本当に必要な仕事なの?

まず、二重帳簿。
前会計担当の手書きの会計書類を、副会長がExcelでまとめてくれていたので2重なんだけど、
その書式が、ん?んんん???

マイナス表記が
これは分かる。

プラス表記が△
なんでだ。

きっと、新聞に載っている株価の「値上がり△」「値下がり▼」と混同しちゃったんだろうなぁ。

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ここから先は、とてもつまらない話だと思うので、飛ばしてください。
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そして、ある会計年度から、突然出てきた、「仮払金」。
ということは、それまで、全部、誰かが立替え払いしてきてたのかな。
それも大変だったろうなぁ。

大きな金額を個人で立替えるのは負担なので、仮払金で処理するのはいいのだけど、
その年度は、どうやら簿記の知識がある人が担当したようで、
帳簿が、複式簿記になっていた

確かに仮払金の処理は、複式簿記のがいいよなぁ。
私もその方がいいと思うけど。
でも、「貸方」「借方」って、簿記をやっていないと分かりにくいよね。
誰かがやらなければならない、誰もがやれる簡単さでなければならない自治会の会計
その会計を、簿記の知識がないとできないとなれば、やってくれる人がいなくなっちゃうよ~。

これを、支出と収入だけの単式簿記(お小遣い帳形式)で記帳するには、どしたらいいかな。
例えば、支出1000円 仮払金として。
領収書とおつりが戻ってきた時に、一度、収入1000円 仮払金(戻入れ)と記帳してから、
支出800円(〇〇費)と、使った分だけを書けば、シンプルで分かりやすいかな。

後日、調べたら、やはり、仮払金を一度全額、収入として戻し入れる記載で正解みたい。
上のやり方を、母に相談したら、「余計分かりにくい。」と言っていたけど、
その代替案は、やはり複式簿記だった。

これが、複式簿記なら、
仮払金1000/現金1000で、現金を誰かに預けたことを記帳。
領収書とおつりが戻ってきたときに、
〇〇費800/仮払金1000
現金200
って仕訳すればいいので、分かりやすいのだけど。
というか、こうした方が簡単だよなぁ。

だけど、2年前から、仮払金がなくなっていて。
どうやら、会長が変わって、毎月10万以上の現金を手渡すことがなくなったらしい。
(その方が健全だとも思う。)

でも、仮払金っていう勘定科目が一切消えているので、
あれ?また、個人の立替え払いになったのかな?と思ったら、
仮払金と思われる金額と期間が縮小されていて、
勘定科目が「前渡金」となっておりました…。

気持ちは伝わるけど、それも仮払金だよね。

前渡金っていうのは、モノを買った時に、料金を一部先に払う時に使う勘定科目だよなぁ。

そして、その仮払金を渡すにあたって、なんの証拠書類も残っていないことが気がかり。
「1万円渡したよ!」
「え?もらってないよ!」
って、なったらどうすんだー?

今の会長さんは、人望の厚い方なので、トラブルは考えにくいけれど、
この先も会長がずっと同じ人とは限らないし。

仮払いには、「仮払金申請書」を発行して、記録しておくべきだし、
「仮払清算書」を使って、何に使われたかを残しておくべき。

今まで一度も使われたことのない書類を「必要です!」って言ったら、嫌がられそ。
でも、私、ボケだから怖いし…。
そこをきちんと管理することが、会計の仕事だと思うんだけどね。


(どちらの書類も市販されているので、ウィジェットにリンク貼っておきます。)

娘を連れて、自治会館に引継ぎに行ったのだけれど、
説明を聞くのに、10時から1時までかかりました。
説明の半分くらい、何度聞いても意味が分からなくて。
すみません、バカで。
でも、どうしても分からなかった…。

Excelで帳簿を付けなおしていた副会長さんからは、Excelの計算式の説明を受けました。
…うーん。
大学生の時から、Excelを使ってきたので、苦手ではないのだけど。
さっぱり分かりませんでした。

心配になったんでしょうね。
会計さんは、翌日も、うちに説明に来てくれました。
4月に必要と思われるお金5万円が入った封筒も渡されました。
「前渡金」と書かれた封筒に入っていました。
それ、3月に現金を動かしちゃうと、面倒じゃないかー??
というか、面倒なのは、私だ!!

引継ぎの席上、会計さんと副会長さんが、
「会計は手書きでやる?」
「いやいや、若い人(←若くないけど)は、エクセルだよねぇ?」
「コンピューター(!)使えるんだよね?」
「今時、手書きなんて、絶対にないよねぇ!」
と、しばらくお二人で盛り上がっていましたが・・・。

残念!Excel使いません!!

クラウド会計ソフトを使わせていただこうと思います。
最初の一年は、手書きも残しておこうと思うのだけど。
フリーのクラウド会計ソフトがあったのです!
その名も、「ちまたの会計」。無料だよ!

ウィジェットにリンクを貼っておくので、何かの会計を頼まれちゃった方はぜひ見てみてください。
PCは右上、スマホは下の方にスライドしていくと出てきます。

出金・入金他、すべての入力が、スマホからでも、PCからでも、ウィンドウズでもMACでも!
簡単に入力できて、ExcelやPDFで出力できるのです。
なんてラク~!!
そして、シンプル~!!

これでいいってことだよね。
要は、第三者が見ても、お金の流れがきちんと分かって、不正がないように管理すればいいんでしょ。
「会計ソフト」を使っていれば、誰も文句はないでしょう!
会計の適正化、シンプル化、ミニマム化。

それにね、最近はパソコンを持たない人、かなり増えていると思うよ。
だって、普通は、スマホやタブレットがあれば、充分だもん。

これからの時代、会計をExcelでやるのは、たぶんそんなに若くない人。
スマホで簡単にできる会計じゃないとね。

自治会の年齢層を考えると、スマホを持っていない人も多いかな。
その場合は、手書きやExcelでやればいい。
でも、簡単でシンプルで適正な「会計の足跡」を残していくことは、
きっと、この次の会計さん達の役に立つはず。


家族の時間、自分の時間を犠牲にしないためにもね。

それでは!

み。

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